Bostadsförmedlingens personuppgiftspolicy

Bostadsförmedlingen i Stockholm AB (”vi”) värnar om din personliga integritet och eftersträvar en hög nivå av dataskydd. Denna policy förklarar hur vi samlar in och använder din personliga information. Den beskriver också dina rättigheter och hur du kan göra dem gällande. Informationen gäller dig som står i bostadsförmedlingens bostadskö eller i Stockholms kommunala bostadsbolags internkö.

Det är viktigt att du tar del av och förstår policyn och känner dig trygg i vår behandling av dina personuppgifter. Du är alltid välkommen att kontakta oss vid eventuella frågor

Vad är en personuppgift och vad är en behandling av personuppgifter?

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som görs med personuppgifter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller ej. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering.

Vem är ansvarig för de personuppgifter vi samlar in?

Bostadsförmedlingen i Stockholm AB, organisationsnummer 556057-8303, med adress Fleminggatan 6, 104 20 Stockholm, är personuppgiftsansvarig för företagets behandling av personuppgifter.

Vilka personuppgifter samlar vi in om dig som kund?

Vi samlar in och behandlar följande uppgifter om dig; namn, personnummer, telefonnummer, adress, mejladress, uppgifter om anställning och ekonomiska förhållanden, hushållsstorlek och önskemål om bostad, uppgift om du studerar, uppgifter som du anger i din kontakt med vår Kundservice samt ytterligare information som kan komma att lämnas av dig i samband med din profil, dina ansökningar och din kommunikation med oss (dina ”personuppgifter”).

Personuppgifter kan komma att hämtas från dig själv, från folkbokföringen hos Skatteverket och från kreditupplysningsföretag.

Vilka personuppgifter samlar vi in om medarbetare på  bostadsbolagen?

För att handläggare hos bostadsbolagen ska kunna få tillgång till våra system för inlämning av bostäder behöver vi hantera namn och mejladress hos de enskilda handläggarna. Dessa gallras vid inaktualitet.

Hur hanterar vi personnummer?

Vi kommer bara att behandla ditt personnummer när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet, nödvändigt för säker identifiering eller om det finns något annat viktigt skäl.

Varför behandlar vi och varför har vi rätt att behandla dina uppgifter?

Vi kommer att behandla dina personuppgifter för att kunna administrera bostadskön samt förmedla bostäder till bostadskön och till Stockholms kommunala bostadsbolags internkö. För att administrera bostadskön och förmedla bostäder till dig behöver vi kontaktuppgifter om dig såsom namn, adress, mejl och telefonnummer. När du är aktuell för bostad behöver vi uppgifter i form av anställning, hushållsstorlek och ekonomiska förhållanden. Detta för att kunna bedöma om du uppfyller hyresvärdensvillkor för uthyrning. Om du är aktuell för studentbostad behöver vi uppgift på om du studerar. Vi behandlar dessa personuppgifter för att kunna hantera din plats i bostadskön. Behandlingen av dina personuppgifter för att hantera din plats i bostadskön grundas på att vi ska hålla vad vi lovat när du ställde dig i bostadskön (det vill säga för att fullgöra vårt avtal).

Om du söker förtur till bostad eller seniorboende hos Micasa Fastigheter kan du komma att lämna så kallade känsliga uppgifter (till exempel uppgift om sjukdom eller funktionsnedsättning) i din ansökan. Då kommer vi även att behandla sådana uppgifter för att kunna avgöra om du har rätt till förtur till bostad. Denna behandling kommer att grundas på att du ger ditt samtycke. För mer information om förtur till bostad se bostad.stockholm.se/sa-gar-det-till/sarskilda-behov/

Vi kommer även att behandla dina personuppgifter för att kommunicera med dig som anmält intresse för ett visst nyproduktionsprojekt. Om du vill bevaka kommande nyproduktionsprojekt behöver vi namn och mejladress för att kunna skicka ut en notifiering när det projekt du är intresserad av ska förmedlingsstartas. Behandlingen av dina personuppgifter för att hantera bevakning grundas på en så kallad intresseavvägning. Vi har ett berättigat intresse av att kunna kommunicera med dig som visat intresse för ett nyproduktionsprojekt och bedömer att risken för integritetskränkning är begränsad eftersom du själv anmält ditt intresse. Vi gör därför bedömningen att vi har rätt att behandla dessa uppgifter efter en intresseavvägning.

Vi kommer också att behandla dina personuppgifter när du skickar mejl till oss via vår Kundservice. Om ditt mejl innehåller personuppgifter använder vi dem normalt bara för att svara på dina frågor. Om ditt mejl gäller ett pågående ärende kan vi använda personuppgifterna för att behandla ärendet. För att ge dig en fullgod service när du har frågor noterar vi alla kontakter med dig i vårt diarium. Behandlingen av dina personuppgifter för att kunna svara på dina frågor och ge dig service grundas på en så kallad intresseavvägning. Vi har ett berättigat intresse av att kunna hantera dina förfrågningar och kommunicera med dig som vänt dig till vår Kundservice och bedömer att risken för integritetskränkning är begränsad eftersom du själv vänt dig till oss med ditt ärende. Vi gör därför bedömningen att vi har rätt att behandla dessa uppgifter efter en intresseavvägning.

Vilka kan vi komma att dela dina personuppgifter med?

Vi delar dina personuppgifter med de leverantörer och samarbetspartners som vi samarbetar med och som utför tjänster för vår räkning. Dessa företag är ibland så kallade personuppgiftsbiträden för oss. Ett personuppgiftsbiträde är ett företag som behandlar informationen för vår räkning och enligt våra instruktioner.

Dina personuppgifter kommer främst att delas med:

  1. Företag som hjälper oss med vår betalningshantering, till exempel banker
  2. Informations- och betalningsaviutskick (tryck och/eller distribution)
  3. Företag som hjälper oss med arkivering
  4. Företag som utför kundundersökningar åt oss, till exempel nöjdhetsundersökningar
  5. IT-tjänster (nödvändig drift, teknisk support och underhåll av våra IT-lösningar)
  6. Hyresvärdar om du blir aktuell för bostad eller bjuds in till visning av bostad

När dina personuppgifter delas med personuppgiftsbiträden sker det endast för ändamål som är förenliga med de ändamål för vilka vi har samlat in informationen. Vi har skriftliga avtal med alla personuppgiftsbiträden där de garanterar säkerheten för de personuppgifter som behandlas och åtar sig att följa våra säkerhetskrav.

Offentlighet och sekretess

För Bostadsförmedlingens verksamhet gäller offentlighetsprincipen, vilket innebär att vem som helst kan begära att få ta del av behandlade uppgifter. Detta innebär att vi därför på begäran av en enskild kan vara skyldiga att enligt lag lämna ut uppgifter om dig. Undantaget är att enligt 26 kap 11 § offentlighets- och sekretesslagen gäller sekretess för uppgifter om dina personliga förhållanden om det kan antas att du eller någon dig närstående lider betydande men om uppgiften röjs.

Var behandlar vi dina personuppgifter?

Alla dina personuppgifter behandlas i Sverige.

Hur länge sparas dina uppgifter?

Dina uppgifter sparas i vårt aktiva register så länge du kvarstår i bostadskön. Om du inte längre står kvar i bostadskön sparar vi dina uppgifter enbart i arkiveringssyfte. Detta gör vi eftersom vi är en offentlig verksamhet och lyder under arkivlagen.

Om du har anmält en bevakning av ett nyproduktionsprojekt raderas dina uppgifter för detta ändamål tre månader efter avslutad förmedling av projektet.

Eftersom vi är en offentlig verksamhet styrs vi av offentlighetsprincipen och arkivlagen och behöver inom ramen för detta spara dina uppgifter även framöver. Vi har därför en så kallad rättslig förpliktelse att bevara dina uppgifter längre i vissa fall.

Hur skyddas dina personuppgifter?

Vi behandlar enbart sådana personuppgifter som vi bedömer är nödvändiga för att bedriva vår verksamhet och enbart så länge det behövs för syftet. Endast personer inom organisationen som verkligen behöver tillgång till uppgifterna får det.

Säkerhetsklassning av vår IT-infrastruktur sker regelbundet av oberoende parter för att säkerställa att hanteringen av din information samt tillgängligheten av densamma alltid sker kontrollerat.

Vad har du för rättigheter som registrerad?

Rätt till tillgång (s.k. registerutdrag). Vi är alltid öppna och transparenta med hur vi behandlar dina personuppgifter och om du vill veta vilka uppgifter vi behandlar om just dig kan du begära att få tillgång till dem. Om du vill ha information om dina uppgifter loggar du in på Mina Sidor och begär detta. Om du inte längre står i bostadskön mejlar du till dataskyddsombud@bostad.stockholm.se.

Rätt till rättelse

Du kan begära att dina personuppgifter rättas ifall uppgifterna är felaktiga. Inom ramen för det angivna ändamålet har du också rätt att komplettera eventuellt ofullständiga personuppgifter. Tänk på att du som står i Bostadskön kan ändra vissa uppgifter direkt på Mina Sidor.

Rätt till radering

Du kan begära radering av de personuppgifter vi behandlar om dig ifall uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de har samlats in eller behandlats. Vi kan dock behöva spara dem i arkiveringssyfte.

Rätt till begränsning

Informationsutskick: Du har möjlighet att avanmäla att dina personuppgifter behandlas för nyhetsbrev. Det gör du på Mina Sidor.

Deltagande i kundundersökningar: Du har alltid rätt att avanmäla dig från att få olika undersökningar skickade till dig. De undersökningar vi utför handlar om att vi vill ha underlag till bättre service eller att vi vill få underlag kring hur människor önskar bo. På Mina Sidor avsäger man sig undersökningar.

Rätt till dataportabilitet

Du kan begära att vi lämnar ut dina uppgifter i ett maskinläsbart format till en annan personuppgiftsansvarig, till exempel en annan part eller leverantör. Detta gäller bara personuppgifter som du själv har gett oss, som behandlas automatiskt av oss och som vi behandlar för att hålla vad vi lovat i avtalet med dig eller för att du samtyckt.

Vad innebär det att Datainspektionen är tillsynsmyndighet?

Datainspektionen är ansvarig för att övervaka tillämpningen av lagstiftningen. Om du tycker att vi behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt har du därför rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten Datainspektionen.

Hur kontaktar du oss lättast vid frågor om dataskydd?

Om du har frågor eller vill använda de rättigheter du har när vi behandlar dina personuppgifter kan du kontakta dataskyddsombud@bostad.stockholm.se

Vi kan komma att göra ändringar i vår personuppgiftspolicy. Den senaste versionen av policyn finns på den här sidan.

Personuppgiftspolicyn uppdaterades senast 2018-06-07.