Bostadsförmedlingens personuppgiftspolicy för bostadssökande

Bostadsförmedlingen i Stockholm AB (”vi”) värnar om din personliga integritet och eftersträvar en hög nivå av dataskydd. Denna policy förklarar hur vi samlar in och använder din personliga information. Den beskriver också dina rättigheter och hur du använder dem. Informationen gäller dig som står i Bostadsförmedlingens bostadskö, är medboende till en huvudsökande i Bostadsförmedlingens bostadskö eller står i Stockholms kommunala bostadsbolags internkö. Den riktar sig också till dig som anmäler ditt intresse för ett nyproduktionsprojekt samt som får informationsutskick av oss.

Det är viktigt att du tar del av och förstår policyn och känner dig trygg i vår behandling av dina personuppgifter. Du är alltid välkommen att kontakta oss vid eventuella frågor

Vad är en personuppgift och vad är en behandling av personuppgifter?

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan kopplas till en fysisk person som är i livet. Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som görs med personuppgifter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller inte. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering.

Vem är ansvarig för de personuppgifter vi samlar in?

Bostadsförmedlingen i Stockholm AB, organisationsnummer 556057-8303, med adress Palmfeltsvägen 5, 121 07 Stockholm-Globen är personuppgiftsansvarig för företagets behandling av personuppgifter.

Vilka personuppgifter samlar vi in om kunder och medboende?

Vi samlar in och behandlar följande kunduppgifter; namn, personnummer, telefonnummer, adress, mejladress, uppgifter om anställning och ekonomiska förhållanden, hushållsstorlek och önskemål om bostad, uppgift om du studerar, uppgifter som du anger i din kontakt med vår kundservice samt ytterligare information som kan komma att lämnas av dig i samband med din profil, dina ansökningar och din kommunikation med oss (dina ”personuppgifter”).

För medboende som inte själva står i bostadskön samlar vi in och behandlar följande uppgifter; namn, personnummer, kontaktuppgifter, vem den huvudsökande är och ekonomiska förhållanden.

Personuppgifter kan komma att hämtas från dig själv, från SPAR (Statens personadressregister) och från kreditupplysningsföretag.

Hur hanterar vi personnummer?

Vi kommer bara att behandla ditt personnummer när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet, nödvändigt för säker identifiering eller om det finns något annat viktigt skäl.

Varför behandlar vi och varför har vi rätt att behandla dina uppgifter?

Allmänt intresse och avtal

Vi kommer att behandla dina personuppgifter för att kunna administrera bostadskön samt förmedla bostäder till bostadskön och till Stockholms kommunala bostadsbolags internkö. För att administrera bostadskön och förmedla bostäder till dig behöver vi kontaktuppgifter om dig såsom namn, adress, mejl och telefonnummer. När du är aktuell för bostad behöver vi uppgifter i form av anställning, hushållsstorlek och ekonomiska förhållanden. Vi behöver även uppgift om eventuella hushållsmedlemmar. Om du är aktuell för studentbostad behöver vi uppgift på om du studerar. Detta för att kunna bedöma om du uppfyller hyresvärdens villkor för uthyrning. Behandlingen av dina personuppgifter enligt ovan sker för att vi ska kunna fullgöra vårt kommunala uppdrag (förmedla bostäder) och vårt avtal med dig.

Samtycke till behandling av särskilda kategorier av personuppgifter

Om du söker förtur till bostad eller seniorboende hos Micasa Fastigheter kan du komma att lämna så kallade särskilda kategorier av uppgifter (till exempel uppgift om sjukdom eller funktionsnedsättning) i din ansökan. Då kommer vi även att behandla sådana uppgifter för att kunna avgöra om du har rätt till förtur till bostad eller till en seniorbostad. Denna behandling grundas på att du ger ditt samtycke. För mer information om förtur till bostad se bostad.stockholm.se/sa-gar-det-till/sarskilda-behov/. För mer information om seniorboende hos Micasa se https://bostad.stockholm.se/sa-gar-det-till/boendetyper/seniorbostad/micasas-seniorbostader/.

Du kan närsomhelst återkalla samtycket. Observera dock att det inte påverkar lagligheten av behandlingen innan samtycket återkallades samt att uppgifterna kan behöva sparas för arkivändamål, se nedan under Hur länge sparas dina uppgifter?

Intresseavvägning

Medboende
För medboende som inte själv står i bostadskön behandlar vi dina personuppgifter grundat på en intresseavvägning. Du lämnar dina uppgifter till oss för att tillsammans med den huvudsökande kunna uppfylla hyresvärdens inkomstvillkor och få en hyreslägenhet.

Nyproduktionsprojekt
Vi kommer även att behandla dina personuppgifter för att kommunicera med dig som anmält intresse för ett nyproduktionsprojekt. Om du vill bevaka kommande nyproduktionsprojekt behöver vi namn och mejladress för att kunna skicka ut en notifiering när det projekt du är intresserad av ska börja förmedlas. Behandlingen av dina personuppgifter för att hantera bevakning grundas på intresseavvägning.

Kundservice
Vi kommer också att behandla dina personuppgifter när du skickar mejl till vår kundservice. Om ditt mejl innehåller personuppgifter använder vi dem normalt bara för att svara på dina frågor. Om ditt mejl gäller ett pågående ärende kan vi använda personuppgifterna för att behandla ärendet. För att ge dig en fullgod service när du har frågor noterar vi alla kontakter med dig i vårt diarium. Behandlingen av dina personuppgifter för att kunna svara på dina frågor och ge dig service grundas på intresseavvägning.

Nyhetsbrev, informationsutskick och kundundersökningar
Vi kan också komma att behandla dina personuppgifter såsom namn och e-postadress i syfte att sända dig nyhetsbrev med relevant information om Bostadsförmedlingens verksamhet och tjänster, så länge ett kundförhållande mellan dig och Bostadsförmedlingen består. Vi kan även komma att sända dig kundundersökningar för att kunna analysera och utveckla våra tjänster och arbetssätt. Vår behandling att sända dig informations- och nyhetsutskick samt kundundersökningar baserar sig på en intresseavvägning.

Om du inte längre vill få informations- eller nyhetsutskick från oss kan du enkelt motsäga dig fortsatt behandling för detta ändamål genom att logga in på Mina sidor och ändra dina val av notifieringar och utskick.

18-årsutskick
Vi behandlar också namn och bostadsadress för personer som bor i Stockholms län och snart fyller 18 år. Vi köper uppgifterna från SPAR i syfte att informera om att det från och med 18-årsdagen går att ställa sig i bostadskön. Utskicket sker kvartalsvis och uppgifterna raderas efter att ett utskick har gjorts.

Vilka kan vi komma att dela dina personuppgifter med?

Vi delar dina personuppgifter med de leverantörer och samarbetspartners som vi samarbetar med och som utför tjänster för vår räkning. Dessa företag är ibland så kallade personuppgiftsbiträden för oss. Ett personuppgiftsbiträde är ett företag som behandlar informationen för vår räkning och enligt våra instruktioner.

Dina personuppgifter kommer främst att delas med:

Företag som hjälper oss med vår betalningshantering, till exempel banker.
Företag som genomför informations- och betalningsaviutskick (tryck och/eller distribution).
Företag som hjälper oss med arkivering.
Företag som utför kundundersökningar, till exempel nöjdhetsundersökningar, åt oss.
IT-tjänstleverantörer (nödvändig drift, teknisk support och underhåll av våra IT-lösningar).
Hyresvärdar om du blir aktuell för bostad eller bjuds in till visning av bostad.

När dina personuppgifter delas med personuppgiftsbiträden sker det endast för ändamål som är förenliga med de ändamål för vilka vi har samlat in informationen. Vi har skriftliga avtal med alla personuppgiftsbiträden där de garanterar säkerheten för de personuppgifter som behandlas och åtar sig att följa våra säkerhetskrav.

Offentlighet och sekretess

Bostadsförmedlingen är ett kommunalt bolag och omfattas av offentlighetsprincipen. Det innebär att alla personuppgifter som du lämnar till oss eller som vi hämtar in från någon annan, som huvudregel är offentliga. Det betyder i sin tur att vi har en skyldighet att lämna ut personuppgifter om någon begär att ta del av handlingar där uppgifterna finns. Undantaget är om personuppgifterna eller handlingen omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) (OSL). Sekretessbestämmelser som kan komma ifråga för Bostadsförmedlingens verksamhet är för uppgift om en enskilds personliga förhållanden i ärende om kommunal bostadsförmedling (26 kap 11 § OSL) samt utlämnande i strid med dataskyddsförordningen eller dataskyddslagen (21 kap 7 § OSL).

Var behandlar vi dina personuppgifter?

Alla dina personuppgifter behandlas i Sverige.

Hur länge sparas dina uppgifter?

Dina uppgifter sparas i vårt aktiva register så länge du är registrerad i bostadskön. Eftersom vi är en offentlig verksamhet styrs vi av offentlighetsprincipen och arkivlagen och behöver inom ramen för detta spara dina uppgifter i syfte att arkivera allmänna handlingar. Vi har en så kallad rättslig förpliktelse att bevara uppgifter längre än för ändamålet de ursprungligen samlades in i vissa fall. Denna behandling sker med stöd av arkivlagen.

Om du har anmält en bevakning av ett nyproduktionsprojekt raderas dina uppgifter för detta ändamål tre månader efter avslutad förmedling av projektet.

Uppgifter som ligger till grund för informationsutskick till blivande 18-åringar raderas efter utskick.

Hur skyddas dina personuppgifter?

Vi behandlar enbart sådana personuppgifter som vi bedömer är nödvändiga för att bedriva vår verksamhet och enbart så länge det behövs för syftet. Endast personer inom organisationen som verkligen behöver tillgång till uppgifterna får det.

Säkerhetsklassning av vår IT-infrastruktur sker regelbundet av oberoende parter för att säkerställa att hanteringen av din information samt tillgängligheten av densamma alltid sker kontrollerat.

Vad har du för rättigheter som registrerad?

Rätt till tillgång (s.k. registerutdrag)

Vi är alltid öppna och transparenta med hur vi behandlar dina personuppgifter och om du vill veta vilka uppgifter vi behandlar om just dig kan du begära att få tillgång till dem. Det gör du genom att mejla ditt kundnummer eller personnummer till dataskyddsombud@bostad.stockholm.se.

Rätt till rättelse

Du kan begära att dina personuppgifter rättas ifall uppgifterna är felaktiga. Inom ramen för det angivna ändamålet har du också rätt att komplettera eventuellt ofullständiga personuppgifter. Tänk på att du som står i bostadskön kan ändra vissa uppgifter direkt på Mina sidor.

Rätt till radering

Du kan begära radering av de personuppgifter vi behandlar om dig ifall uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de har samlats in eller behandlats. Vi kan dock behöva spara dem i arkiveringssyfte.

Rätt till begränsning

Informationsutskick: Du har möjlighet att avanmäla att dina personuppgifter behandlas för nyhetsbrev. Det gör du på Mina Sidor.

Deltagande i kundundersökningar: Du har rätt att avanmäla dig från att få olika undersökningar skickade till dig. De undersökningar vi utför handlar om att vi vill ha underlag till bättre service eller att vi vill få underlag kring hur människor önskar bo. På Mina sidor avsäger du dig undersökningar.

Rätt till dataportabilitet

Du kan begära att vi lämnar ut dina uppgifter i ett maskinläsbart format till en annan personuppgiftsansvarig, till exempel en annan part eller leverantör. Detta gäller bara personuppgifter som du själv har gett oss, som behandlas automatiskt av oss och som vi behandlar för att hålla vad vi lovat i avtalet med dig eller för att du samtyckt.

Vad innebär det att Integritetsskyddsmyndigheten är tillsynsmyndighet?

Integritetsskyddsmyndigeten (tidigare Datainspektionen) är ansvarig för att övervaka tillämpningen av lagstiftningen. Om du tycker att vi behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt har du därför rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten Integritetsskyddsmyndigheten.

Hur kontaktar du oss vid frågor om dataskydd?

Om du har frågor eller vill använda de rättigheter du har när vi behandlar dina personuppgifter kan du kontakta dataskyddsombud@bostad.stockholm.se

Vi kan komma att göra ändringar i vår personuppgiftspolicy. Den senaste versionen av policyn finns på den här sidan.

Personuppgiftspolicyn uppdaterades senast 2023-02-14.