Bostadsförmedlingens personuppgiftspolicy för fastighetsägare och samarbetspartners

Bostadsförmedlingen i Stockholm AB (”vi”) värnar om din personliga integritet och eftersträvar en hög nivå av dataskydd. Denna policy förklarar hur vi samlar in och använder din personliga information. Den beskriver också dina rättigheter och hur du använder dem. Informationen gäller dig som kommer i kontakt med Bostadsförmedlingen i din yrkesroll hos någon av våra samarbetspartners, såsom fastighetsägarrepresentant, medarbetare på ett bostadsbolag/förvaltningsbolag eller annan roll inom branschen.

Du är alltid välkommen att kontakta oss vid eventuella frågor.

Vem är ansvarig för de personuppgifter vi samlar in?

Bostadsförmedlingen i Stockholm AB, organisationsnummer 556057-8303, med adress Palmfeltsvägen 5, 121 07 Stockholm-Globen är personuppgiftsansvarig för företagets behandling av personuppgifter.

Vilka personuppgifter samlar vi in?

Vi samlar in och behandlar följande kunduppgifter; namn, telefonnummer, mejladress, yrkesroll/titel, eventuella kostavvikelser/allergier (dina ”personuppgifter”).

Personuppgifter kan komma att hämtas från dig själv när du anmäler ditt intresse för våra utskick eller event, eller från kollegor till dig på det bolag där du arbetar i samband med att vi ingår avtal eller samarbete.

Personuppgifter kan också inhämtas från leverantörer av informationsdatabastjänster, såsom exempelvis Bisnode.

För att handläggare hos bostadsbolagen ska kunna få tillgång till våra system för inlämning av bostäder behandlar vi deras namn och mejladress.

Varför behandlar vi och varför har vi rätt att behandla dina uppgifter?

Avtal och utföra uppgift av allmänt intresse

Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna utföra vårt kommunala uppdrag (förmedla hyresbostäder) och administrera vårt avtal och hantera vår kundrelation. Behandlingen av dina personuppgifter enligt ovan sker för att vi ska kunna utföra uppgift av allmänt intresse samt fullgöra våra avtal med fastighetsägare och samarbetspartners.

Informera om vår verksamhet

Vi kan komma att skriva om era erfarenheter av Bostadsförmedlingen i olika publikationer som till exempel vår årsberättelse eller på vår webbplats. Vi kan också komma att be om citat från er att använda i olika publikationer, vilka då förekommer tillsammans med namn och bolagstillhörighet och eventuellt även bild. Detta sker i syfte att informera om vår verksamhet och görs med stöd av att utföra uppgift av allmänt intresse. Vi frågar alltid innan vi publicerar citat eller bilder på er. Om ni inte vill förekomma i dessa sammanhang kan ni motsäga er fortsatt behandling för detta ändamål genom att mejla till kommunikation@bostad.stockholm.se.

Berättigat intresse

Vi kommer även att behandla dina personuppgifter för att bjuda in till event och kommunicera med dig som anmält intresse för ett event. Behandlingen av dina personuppgifter för att genomföra event grundas på ett berättigat intresse (intresseavvägning).

Vi kan också komma att behandla dina personuppgifter, såsom namn och e-postadress, i syfte att skicka nyhetsbrev med relevant information om Bostadsförmedlingens verksamhet och tjänster. Vi kan även komma att skicka kundundersökningar för att kunna analysera och utveckla våra tjänster och arbetssätt. Vår behandling av personuppgifter för att skicka informations- och nyhetsutskick samt kundundersökningar grundar sig på ett berättigat intresse (intresseavvägning).

Om du inte längre vill få informations- eller nyhetsutskick från oss kan du motsäga dig fortsatt behandling för detta ändamål genom att mejla till kommunikation@bostad.stockholm.se.

Vilka kan vi komma att dela dina personuppgifter med?

Vi delar dina personuppgifter med de leverantörer och samarbetspartners som vi samarbetar med och som utför tjänster för vår räkning. Dessa företag är ibland så kallade personuppgiftsbiträden för oss. Ett personuppgiftsbiträde är ett företag som behandlar informationen för vår räkning och enligt våra instruktioner.

Dina personuppgifter kommer främst att delas med:

Företag som gör informations- och nyhetsbrevutskick (tryck och/eller distribution).
Företag som utför kundundersökningar åt oss.
Företag som hjälper oss med event och evenemang.
Företag som hjälper oss med arkivering.
IT-tjänstleverantörer (nödvändig drift, teknisk support och underhåll av våra IT-lösningar).

När dina personuppgifter delas med personuppgiftsbiträden sker det endast för ändamål som är förenliga med de ändamål för vilka vi har samlat in informationen. Vi har skriftliga avtal med alla personuppgiftsbiträden där de garanterar säkerheten för de personuppgifter som behandlas och åtar sig att följa våra säkerhetskrav.

Offentlighet och sekretess

Bostadsförmedlingen är ett kommunalt bolag och omfattas av offentlighetsprincipen. Det innebär att alla personuppgifter som du lämnar till oss, eller som vi hämtar in från någon annan, som huvudregel är offentliga. Det betyder i sin tur att vi har en skyldighet att lämna ut personuppgifter om någon begär att ta del av handlingar där uppgifterna finns. Undantaget är om personuppgifterna eller handlingen omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) (OSL). Sekretessbestämmelser som kan komma ifråga är utlämnande i strid med dataskyddsförordningen eller dataskyddslagen (21 kap 7 § OSL).

Var behandlar vi dina personuppgifter?

Alla dina personuppgifter behandlas inom EU.

Hur länge sparas dina uppgifter?

Dina uppgifter sparas så länge vi har en kundrelation med bolaget som du arbetar på. Uppgifter som vi behandlar för att göra utskick och bjuda in till event sparas så länge de är aktuella och uppdateras löpande.

Eftersom vi är en offentlig verksamhet styrs vi av offentlighetsprincipen och arkivlagen och kan inom ramen för detta behöva spara dina uppgifter i syfte att arkivera allmänna handlingar. Vi har en så kallad rättslig förpliktelse att bevara uppgifter längre än för ändamålet de ursprungligen samlades in i vissa fall. Denna behandling sker med stöd av arkivlagen.

Hur skyddas dina personuppgifter?

Vi behandlar enbart sådana personuppgifter som vi bedömer är nödvändiga för att bedriva vår verksamhet och enbart så länge det behövs för syftet. Endast personer inom organisationen som verkligen behöver tillgång till uppgifterna får det.

Säkerhetsklassning av vår IT-infrastruktur sker regelbundet av oberoende parter för att säkerställa att hanteringen av din information samt tillgängligheten av densamma alltid sker kontrollerat.

Vad har du för rättigheter som registrerad?

Rätt till tillgång (s.k. registerutdrag)

Vi är alltid öppna och transparenta med hur vi behandlar dina personuppgifter och om du vill veta vilka uppgifter vi behandlar om just dig kan du begära att få tillgång till dem. Mejla till dataskyddsombud@bostad.stockholm.se.

Rätt till rättelse

Du kan begära att dina personuppgifter rättas ifall uppgifterna är felaktiga. Inom ramen för det angivna ändamålet har du också rätt att komplettera eventuellt ofullständiga personuppgifter.

Rätt till radering

Du kan begära radering av de personuppgifter vi behandlar om dig ifall uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de har samlats in eller behandlats. Vi kan dock behöva spara dem i arkiveringssyfte.

Rätt till begränsning

Informationsutskick och deltagande i kundundersökningar: Du har möjlighet att avanmäla att dina personuppgifter behandlas för nyhetsbrev och kundundersökningar. Det gör du genom att mejla till kommunikation@bostad.stockholm.se.

Rätt till dataportabilitet

Du kan begära att vi lämnar ut dina uppgifter i ett maskinläsbart format till en annan personuppgiftsansvarig, till exempel en annan part eller leverantör. Detta gäller bara personuppgifter som du själv har gett oss, som behandlas automatiskt av oss och som vi behandlar för att hålla vad vi lovat i avtalet med dig eller för att du samtyckt.

Vad innebär det att Integritetsskyddsmyndigheten är tillsynsmyndighet?

Integritetsskyddsmyndigheten är ansvarig för att övervaka tillämpningen av lagstiftningen. Om du tycker att vi behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt har du därför rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten.

Hur kontaktar du oss vid frågor om dataskydd?

Om du har frågor eller vill använda de rättigheter du har när vi behandlar dina personuppgifter kan du kontakta dataskyddsombud@bostad.stockholm.se

Vi kan komma att göra ändringar i vår personuppgiftspolicy. Den senaste versionen av policyn finns på den här sidan.

Personuppgiftspolicyn uppdaterades senast 2023-02-14.