Hantering av visningar

På den här sidan har vi samlat information för fastighetsägare om hantering av visning.

Ingen visning

När det gäller studentbostäder rekommenderar vi att inte genomföra någon visning utan låta den som är intresserad ta ställning utifrån informationen i annonsen. Detta på grund av hur kundgruppen fungerar och för att effektivisera förmedlingsprocessen.

För nyproduktion kan ni erbjuda möjlighet att se lägenheterna via en visningslägenhet  eller genom att komplettera informationen i annonsen med ytterligare information i form av bilder eller film. Vid större visningar kan vi efter överenskommelse delta med personal från Bostadsförmedlingen.

Information som kompletterar annonsen

Om det inte går att arrangera en visning på plats i bostaden kan ni i stället använda er av vår tjänst för att erbjuda den bostadssökande mer information om bostaden (digital visning). Då skapar ni en film som de bostadssökande som i vanliga fall skulle ha bjudits in till en visning får tillgång till.

Läs om hur ni gör när bostaden inte visas men det finns kompletterande digital information

Planritning är alltid viktigt

Oavsett om det sker en visning på plats i bostaden eller inte behöver ni skicka in en planritning. Det är ett viktigt första steg när de bostadssökande bedömer om lägenheten passar deras behov.

Visning i bostaden

Det här behöver vi från er

När ni lämnar in en bostad bifogar ni samtidigt information om visningen.

Visningen kan tidigast äga rum tio arbetsdagar efter inlämningsdagen, för att bostaden ska hinna förberedas, annonseras och kunder ska hinna bjudas in till visning. 

När ni skickar in visningsinformation till oss behöver detta vara med:

• Information om vem som ska visa bostaden. Är det avflyttande hyresgäst eller hyresvärd som visar?
• Datum och tidpunkt för visningen (tidigast tio arbetsdagar efter inlämningsdagen och helst inte mer än tolv dagar efter inlämningsdagen).
• Kontaktuppgifter till den som visar:
  • Namn
  • Mobilnummer för sms-påminnelse (se nedan)
  • E-postadress

När ni bokar tid för visningen

Det här är viktigt att känna till:

• För att undvika omvisningar vet vi av erfarenhet att det är bäst att boka visningen på en vardag (ej fredag) klockan 18.00 när det är den avflyttande hyresgästen som ska visa bostaden. Om ni själva visar bostaden kan det förstås finnas andra skäl som gör att visningen ändå behöver ske under arbetstid. Att välja en tid tidigt eller sent på dagen kan underlätta i sådana fall.
• Visningen tar ungefär 30 minuter. Vi meddelar ingen sluttid för de kunder som vi bjuder in utan de ska vara på plats på starttid.
• Ni behöver informera den avflyttande hyresgästen eller hyresvärden om att det blir samling vid porten när visningen börjar. Vi lämnar aldrig ut namn på avflyttande hyresgäst eller portkod.
• Ingen representant från Bostadsförmedlingen eller hyresvärden (om avflyttande hyresgäst visar) kommer att närvara vid visningen.
• Det går bra att bilda ett kösystem och släppa in några i taget i bostaden om man upplever att det är många som kommer.
• Om den som ska visa bostaden är försenad till bokad tid behöver en ny visningstid bokas. Var vänlig meddela Bostadsförmedlingen så snart som möjligt. Läs mer nedan under Avbokning/ombokning/omvisning.
• Besiktningen behöver inte vara gjord före det att visningen äger rum.
• För att skapa så goda möjligheter som möjligt rekommenderar vi att visningen är så snart som möjligt, tidigast tio arbetsdagar efter inlämningsdagen, och helst inte efter mer än tolv arbetsdagar.
• Bostadsförmedlingen skickar ett påminnelse-sms två dagar innan visningsdagen till den som ska visa bostaden, till det nummer som ni har meddelat oss. De kunder som blivit inbjudna till att gå på visningen får ett påminnelse-sms dagen innan visningen.
• Ni hämtar själva ut spekulantlistan via Fastighetsägarportalen. En komplett spekulantlista kan tidigast hämtas två arbetsdagar innan visningsdagen för att få med alla aktuella spekulanter. Om avflyttande hyresgäst önskar spekulantlista behöver ni hjälpa till med det. Det är viktigt att veta att vi inte tar emot avprickade spekulantlistor när hyresgästen har visat bostaden, utan endast när det är hyresvärden som har visat. 
• Om det är visningskrav på bostaden och hyresvärden visar behöver en avprickad spekulantlista skickas tillbaka till Bostadsförmedlingen till lagenhet@bostad.stockholm.se. Detta behöver ske senast klockan 11.30 vardagen efter visningen för att Bostadsförmedlingen ska kunna påbörja förmedling.

Här finns mer information om visning

Personuppgifter

Bostadsförmedlingen är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter inom ramen för inbjudan till visning. Den rättsliga grunden är avtal. Bostadsförmedlingen kan komma att dela personuppgifter i form av för- och efternamn med fastighetsägaren genom spekulantlistan. Fastighetsägaren är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifterna som utförs inom ramen för fastighetsägarens verksamhet (t ex hantering, eventuell lagring och radering av spekulantlista).

Fastighetsägaren behöver ha en egen rättslig grund för sin behandling. Om avflyttande hyresgäst önskar en kopia av spekulantlistan får fastighetsägaren avgöra om den kan lämnas ut. Bostadsförmedlingens bedömning är att det ligger inom ramen för uppdraget att förmedla lägenheter till kunderna i kön att dela personuppgifterna på spekulantlistan med aktuell fastighetsägare för genomförande av visning. Det föreligger ett berättigat intresse att lämna spekulantlistan även till avflyttande hyresgäst i vissa fall och att det är nödvändigt för att kunna genomföra visningen. Spekulantlistan får inte användas i något annat syfte än att pricka av deltagande på visningen.

Avbokning/ombokning/omvisning

• Om avflyttande hyresgäst hör av sig till er för avbokning/ombokning av visning, bokar ni en ny tid. Ni meddelar oss den nya tiden via lagenhet@bostad.stockholm.se eller 08-789 89 15.
• Om avflyttande hyresgäst hör av sig till oss för avbokning/ombokning av visning, bokar vi en ny tid. Via Fastighetsägarportalen kan ni se om en visningstid bokats om.
• Vid behov av omvisning: Om vi får slut på kunder som tackat ja eller att inget hyresgästförslag blivit godkänt, återkopplar vi detta till er. Ni kontaktar då den avflyttande hyresgästen för att boka ny visning alternativ bokar in en ny med bovärd. Ni meddelar därefter den nya tiden till oss (se ovan).

Frågor och svar

När ni bokar visningen med den avflyttande hyresgästen kan det uppstå frågor kring hur en visning går till. Här har vi samlat tips på hur ni kan bemöta de vanligaste frågorna.

Hur många bjuds in till visningen?
Svar: Hur många som Bostadsförmedlingen bjuder till visning beror på kontraktstypen, bostadstorleken, området, hur snart det är till inflyttning och vilken tid visningen äger rum. Bostadsförmedlingen dimensionerar antalet visningsinbjudningar utifrån att det inte blir för många på visningen, men även för att säkerställa att det är tillräckligt många för att få fram ett hyresgästförslag. Normalt bjuds det in cirka 30 personer.

Hur många kommer det på en visning?
Svar: Cirka 10 sällskap är vanligast, men det kan variera.

Hur många som kommer beror på storleken av bostaden, området, hur snart det är till inflyttning och vilken tid visningen äger rum. Bostadsförmedlingen dimensionerar antalet visningsinbjudningar utifrån att det inte blir för många på visningen, men även för att säkerställa att det är tillräckligt många för att få fram ett hyresgästförslag.

Behöver ni bjuda så många?
Svar: Det är viktigt att tillräckligt många får möjligheten att komma så att lägenheten blir uthyrd från den första visningen. Annars finns det en risk att man behöver ställa upp och visa vid flera tillfällen.

Ska jag släppa in 30 personer i min lägenhet?
Svar: Det går bra att släppa in dem några åt gången i lägenheten. Alla behöver alltså inte vistas där samtidigt.

Vad behöver jag tänka på inför visningen?
Svar: Vi ger inte ut telefonnummer eller portkod. De som kommer samlas utanför porten så du behöver gå ner och möta dem vid avtalad tid.

Lägenheten behöver inte vara finstädad före visningen. Det viktiga är att de sökande har möjlighet att se planlösningen för alla rum.

Hur gör man med husdjur?
För att underlätta för allergiker är det bra om du har möjlighet att lämna bort ditt husdjur under visningen. Om det inte går att lösa behöver du förvarna besökarna på visningen om att det finns djur i bostaden. 

Vi uppmanar besökarna att inte ta med sig husdjur till visningen.

Behöver jag visa runt i fastigheten?
Svar: Nej, du behöver inte visa cykelförråd, källare, tvättstuga eller liknande. Det går bra att förklara var de ligger och hur det går till. Om du vill och har möjlighet får du självklart visa dessa.

Behöver jag svara på frågor?
Svar: Svara på de frågor du kan och vill svara på. Hänvisa övriga frågor till Bostadsförmedlingen eller hyresvärden.

Kan nuvarande hyresgäst fråga om ny hyresgäst vill ta över diskmaskin eller liknande?
Svar: Nuvarande hyresgäst kan informera de som kommer om den möjligheten.

Kan nuvarande hyresgäst informera om att det går bra med tidigare inflyttning?
Svar: Nuvarande hyresgäst kan informera de som kommer om den möjligheten. I slutändan är det upp till den nya hyresgästen och hyresvärden att avgöra om denne har möjlighet till tidigare inflyttning eller inte.

Problem vid bokning av visningstid

Om det uppstår problem med att boka en visning, då hyresgästen inte vill eller kan, uppmärksammar vi dem på följande:

• Att de kan ta hjälp av en vän, familjemedlem eller annan person om de själva inte har möjlighet att hålla i visningen.
• Att om de lämnar in nycklar och bostaden är tömd i god tid innan uppsägningstidens slut kan möjligheten finnas att hyresvärden hjälper dem med visningen, men de behöver stämma av detta med sin värd.
• Att det är viktigt att den nya hyresgästen kan kunna flytta in direkt efter uppsägningstiden. Därför måste alla hyresgäster låta visa sin uppsagda bostad, enligt 26 § i Hyreslagen.
• Om de inte visar bostaden i lämplig tid under uppsägningstiden kan de komma bli skadeståndsskyldiga. (I form av en eller flera extra månaders hyra).

Om inget av ovanstående alternativ hjälper går det i vissa fall att lösa på annat sätt, till exempel genom digital visning (ritning, bilder osv.), eller att hyresvärden visar efter att nuvarande hyresgäst flyttat ut. Det är hyresvärden som avgör. Detta står i hyreslagen:

26 § Hyresvärden har rätt att utan uppskov få tillträde till lägenheten för att utöva nödvändig tillsyn eller utföra förbättringsarbeten som inte kan uppskjutas utan skada. När lägenheten är ledig till uthyrning, är hyresgästen skyldig att låta den visas på lämplig tid.